Zkracování doby výpadků v energetice pomocí zvláštní péče o technickou dokumentaci

• Foto

Ani zde nebudeme příliž vysvětlovat, proč je v dnešní době nutné vyžadovat dokumentaci digitální, nejen pouze papírovou. Nicméně pokud stále pracujete pouze s dokumentací papírovou a digitální pouze někam zakládáte (archivujete) a pak s ní nepracujete, tak je tento článek určen i pro Vás.

Proč se v dnešní době projekčních databázových systémů zabývat dokumentací? Důvodů bychom našli celou řadu, ale jedny z těch nejdůležitějších, kterými se pravděpodobně všichni zabýváte, jsou:

• zkrátit dobu výpadků,
• předcházet výpadkům,
• snižovat náklady na správu a údržbu zařízení,
• zvyšovat bezpečnost při provozu zařízení.

Pokud jsou pro Vás tato témata aktuální, pokud Vás zajímá, jak tato témata souvisí s dokumentací, nebo pokud řešíte problémy s dokumentací papírovou či digitální a její aktualizací a zpřístupněním provozu a údržbě, pak prosím čtěte dále.

NEJČASTĚJŠÍ PROBLÉMY TECHNICKÉ DOKUMENTACE

1. Elektronická, ale v elektronické podobě prakticky nepoužitelná
Dokumentace je dnes téměř vždy tvořena v různých CAD systémech, jakými jsou např. ePLAN, REVIT atd. říkejme jim dále “projekční automaty”. Jsou to velice chytré databázové systémy. Nicméně koncový uživatel (např. elektrárenská společnost) si předepíše předávat dokumentaci ve formátech Autocadu - DWG aPDF.Vlepším, v praxi bohužel ojedinělém, případě si předepíše předávání databází zařízení v XLS. Výsledkem je dokumentace, která je sice editovatelná v Autocadu, ale pro správce zařízení je dokumentace v těchto formátech prakticky nepoužitelná, nespravovatelná.

2. Inteligentní databázová, ale jen do okamžiku předání koncovému uživateli
Tento bod navazuje na bod předchozí. Dokumentace je projektanty vytvořena v inteligentních databázových projekčních automatech, obsahuje celou řadu hodnotných informací a vazeb, ale okamžikem předání koncovému uživateli o tuto svou funkcionalitu přichází, protože uživatel nemá software, ve kterém byla dokumentace vytvořena. A pokud ho má v jednom případě, nemá ho u jiné zakázky v jiném případě. Navíc i pokud tento software má, tak tento software není určen primárně na užívání dokumentace, ale na její vytváření.

3. Chybí řádné, jednotné DATABÁZE zařízení
Ať už je po dodavateli požadována dokumentace v nějakých konkrétních formátech, nebo projektovaná přímo v nějakém konkrétním projekčním systému, velmi často objednatel nezadá správně a přesně požadavek na předávané databáze zařízení. Projekční systémy pak například generují databáze zařízení do výkresů - např. seznamy kabelů. Tím je sice splněna podmínka zadání - předat seznam kabelů, pak je tím uměle “nafouknuta” předávaná papírová dokumentace, ale praktické využití takovýchto dat pro správce zařízení je minimální.

Dalším problémem v záležitosti databází je, pokud objednatel správně nezadá systém jednotného značení zařízení (např. systém KKS) a správně nezajistí průběžnou kontrolu a certifikaci a koordinaci tvorby tohoto jednotného systému značení. Projekční automaty totiž nemají jednotné systémy značení zařízení jako systémové značení, ale jako doplňkové, tudíž nemají zapracované funkce pro správné vytváření a systémové kontroly.

4. Po předání chybí přímá automatická vazba mezi daty ve výkresové dokumentaci a daty v databázích
Tak toto je bohužel běžný stav, který nastává téměř ve všech nám známých případech při předávání elektronické dokumentace, kromě případu, kdy provozovatel požaduje data v nativních formátech, ve kterých byla vytvořena, a sám vlastní stejný projekční automat. Samozřejmě existují i jiná řešení, a jedním z nich je i řešení naší společnosti P.V.Energoservis, s.r.o., popsané dále. Pokud totiž nezajistíte automatický soulad mezi značením v dokumentaci a v databázích zařízení, a to i u papírové dokumentace (kde to je také možné), systémy značení zařízení a snahy o aktualizaci dokumentace se vám dříve či později rozpadnou, protože prostě nevíte, kde se Vám v tom množství stovek a tisíců dokumentů všude vyskytuje informace o zařízení, na kterém nastala nějaká změna, a kde všude je tedy třeba provést opravu.

5. Dokumentace vytržená z kontextu - nenavazuje v rámci hranic dodávek a návazností na stávající zařízení
Každá firma se stará pouze o o dokumentaci po svoji hranici dodávky a dále jí to nezajímá. Ovšem správce zařízení potřebuje dokumentaci navazující, bez ohledu na to, v rámci které dílčí investiční akce nebo subdodávky vznikla.

6. Nejednotná - co dodavatel, to jiná dokumentace, jiné značení zařízení
Pokud nepředepíšete, co má dokumentace obsahovat, jak má být tvořena a jak má být zařízení značeno, a nekontrolujete to (necertifikujete to), a to již před realizací díla, dojde k tomu, že každý dodavatel a každý jeho subdodavatel dokumentaci zpracuje dle své zvyklosti, nikoliv jednotně podle potřeby správce, provozovatele zařízení.

A i když objednatel má Metodiky značení či tvorby dokumentace, dle naší mnohaleté zkušenosti nestačí pouze dodavatele k dodržování těchto Metodik smluvně zavázat a doufat, že vše dodrží, a spoléhat na správce zařízení, že si včas všech nesouladů všimne a „zpřipomínkovanou“ dokumentaci včas dodavateli vrátí (před realizací díla) k opravě.

Správce zařízení nemá čas veškerou elektronickou dokumentaci soubor po souboru, kód po kódu zkontrolovat a nemá na to ani technické možnosti ani za ním nestojí několik vývojářů, kteří by mu upravili kontrolní algoritmy pro strojovou kontrolu elektronické dokumentace.

7. Nevhodný nebo žádný DMS systém koncového uživatele dokumentace
Velká část vlastníků, správců nejen energetických výroben, buď vůbec nemá DMS (Document Management System), anebo takový systém má, ale ten není vhodný na technickou dokumentaci, ale je primárně určený pro běžné kancelářské dokumenty. Systém, který pro technickou dokumentaci potřebujete, je takový, který vám umožní najít během několika vteřin veškerou dostupnou platnou dokumentaci od vybraného zařízení bez rozdílu profese, případně velmi rychle najít kód zařízení, aniž víte číslo výkresu, přesný název nebo přesné označení tohoto zařízení, a který vám zajistí naprostou shodu mezi značením zařízení v databázích a ve výkresech.

V neposlední řadě vám musí výsledek zpřístupnit na jakémkoliv zařízení (např. chytrém telefonu, tabletu) při pohybu v provozu a musí umožnit akční kroky přímo „na místě“, např. vytvoření pracovního příkazu, výpis či zadání historie údržby, zobrazit výkresy napájení, ovládání atd. a umožnit zaznamenat „od ruky“ i změnu. Nakonec také musí obsahovat automatický záznam historie všech změn v dokumentaci i v databázích pro dohledání minulého stavu dokumentace na časové ose.

8. Nefunkční systémy aktualizace jak papírové, tak elektronické dokumentace
Většina nejen energetických výroben disponuje velkým množstvím jak papírové, tak elektronické dokumentace, ovšem čím většinou nedisponuje, je propracovaný a efektivní systém na aktualizaci této dokumentace (ať už v papíru, tak v elektronických verzích dokumentů). Ve výjimečných případech si o aktualizaci požádá tvůrce příslušné dokumentace, pokud ještě existuje, a nebo vlastní licenci Autocadu, a změnu si "na koleně" sami provedou.

NEJČASTĚJI APLIKOVANÁ ŘEŠENÍ A JEJICH ÚSKALÍ

• Nepředepíše se žádný systém, ve kterém se mají data tvořit, předepíše se jen formát předávaných dat. Metodika tvorby značení a dokumentace není. Úskalí? Viz body 1 až 6 výše.
• Předepíše se závazný systém, ve kterém se mají data tvořit. Dodají se k tomu Metodiky, jak postupovat. Hlavní úskalí č. 1 - je to diskriminační (dodavatel, který používá jiný projekční systém než předepsaný, se nemůže o zakázku ucházet). Hlavní úskalí č. 2 - systém, ve kterém je dodávka naprojektována, protože byl předepsán, je vhodný na projektování, nikoliv na užívání dokumentace (viz bod 2 výše), byť samozřejmě jeho dodavatel tvrdí něco jiného.
• Předepíše se, jakým způsobem má být dokumentace tvořena, jakým způsobem a v jakých formátech předávána (předpis pro grafická i databázová data), jaké značení zařízení (případně i dokumentů) má být použito. Předají se kompletní Metodiky pro tento postup.
• Hlavní úskalí č. 1 - potřebujete oddělení nebo externí firmu, která bude ověřovat dodržování předepsaných Metodik, a to již u prováděcí (realizační) dokumentaci před realizací díla, a bude dokumentaci položkově strojově i lidsky kontrolovat a certifikovat. 
• Hlavní úskalí č. 2 - potřebujete software, který bude výsledná výkresová a databázová data zpřístupňovat uživatelům - správcům zařízení, provozu a údržbě.
• Hlavní úskalí č. 3 - potřebujete oddělení nebo externí firmu, která budou centrální datový sklad průběžně on-line a “just in time" udržovat a aktualizovat.

VÝCHODISKA

Řešení naší společnosti P.V. Energoservis, s.r.o. je na základě 25 let praxe v oboru založeno na třetím bodě předchozího odstavce. Ukazuje se, že toto řešení je funkční jak pro malé energetické společnosti, tak pro společnosti s mnoha výrobnami či rozsáhlými distribučními sítěmi. Hlavní body našeho řešení:

• Vytvoříme jednotný systém značení zařízení (KKS nebo jiný), označíme veškeré zařízení a vytvoříme příslušné Metodiky pro dodavatele.
• Vytvoříme systém jednotné databázové dokumentace, naplníme daty a vytvoříme příslušné Metodiky pro dodavatele, jak tuto databázovou dokumentaci tvořit, aniž je předepsán konkrétní systém (projekční automat), ve kterém se má projektovat.
• Dodáme vlastní webový systém ED Manager, který výsledná data zpřístupní způsobem popsaným v bodě 7 výše, který není vázaný na projekční systém, ve kterém byla data vytvořena. Podporován je téměř každý projekční systém. Cena našeho systému je 1 euro.
• Dohlížíme nad tvorbou nové dokumentace v rámci investičních akcí, a to již od prvních stadií projektu, a certifikujeme dodržení shody s Metodikami již před realizací díla (prováděcí dokumentace) a následně certifikujeme dokumentaci skutečného provedení. Neprodleně po certifikaci importujeme tuto dokumentaci do sytému ED Manager. 
• V průběhu investiční akce poskytujeme kompletní servis všem dodavatelům či zástupcům objednatele v záležitosti tvorby dokumentace a značení, včetně dodávek čipovaných popisných štítků. 
• Výsledná data buď zpřístupňujeme přímo v systému ED Manager prostřednictvím webu v libovolném prohlížeči internetu správcům zařízení, provozu a údržbě, anebo tato data převádíme do EAM, ERP či GIS systémů zákazníka, případně provádíme jednosměrnou či obousměrnou synchronizaci těchto dat mezi systémy zákazníka a systémem ED Manager.

VÝSLEDKY NAŠÍ ČINNOSTI

• Pomáháme zkracovat dobu trvání výpadků, a to z toho důvodu, že pomocí systému ED Manager naleznete veškerou dostupnou platnou dokumentaci o zařízení v poruše ihned, a můžete tedy ihned řešit opravu a nemusíte se zdržovat s dohledáváním dokumentace.
• Pomáháme předcházet výpadkům, neboť vytváříme a spravujeme (aktualizujeme) a synchronizujeme aktuální seznamy technického zařízení - číselníky zařízení pro systémy EAM či ERP zákazníka, čímž umožňujeme položkově přesně sledovat náklady a poruchovost jednotlivých zařízení, což jsou základní data nezbytná pro prediktivní údržbu.
• Pomáháme snižovat náklady na správu a údržbu zařízení, neboť vytváříme a spravujeme, aktualizujeme a synchronizujeme jednotnou databázovou dokumentaci a zpřístupňujeme ji na mobilních zařízeních pracovníkům údržby a provozu včetně dodávky čipovaných popisných štítků (pro jednoznačné sejmutí štítku) s následným vyvoláním akčních kroků přímo „na místě“.  Umožňujeme evidovat spotřebu maziva, historii údržby, revize vyhrazených zařízení a a řadu dalších věcí, které připravujeme dle individuálních přání našich zákazníků.
• Pomáháme zvyšovat bezpečnost při provozu zařízení, neboť výsledkem naší dokumentační a metodické činnosti jsou i řádné popisné štítky, jejich kontrola “na místě” a jejich čipování za účelem prevence chybného přečtení. Správa popisných štítků, evidence typů štítků, evidence zařízení bez štítků je rovněž součástí našeho systému ED Manager.

Shortening of the power failure times in the power engineering industry by means of special care for technical documentation
This article does not aim to explain what technical documentation of production equipment is, what it is necessary for, why it is important to take care of it and keep it up-to-date. In this matter, we recommend that you study the Building Act and other acts and regulations or governmental decrees related to this issue.

Autor

• Veselý Marek