Zuří ve vaší firmě papírová válka? … Víme jak to změnit!

• Foto

To, že nositelem informace a dat je papír může i v dnešní době mít spoustu výhod, ať už je to přehlednost, na první pohled snazší orientace v dokumentu nebo jejich nezávislost na elektřině. Nevýhody začnou převažovat v okamžiku, kdy evidujete velké množství dokumentů, a potřebujete zajistit jejich oběh mezi více lidmi za dodržení definovaných pravidel a odpovědností. Administrativní zpracování papírových dokumentů je pro mnoho společností zdrojem vysokých finančních nákladů, chybovosti či obrovského časového vytížení zaměstnanců.

PROČ BÝT DIGI?

Na digitalizovanou práci s elektronickými dokumenty můžeme pohlížet v několika úrovních. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Bezchybná správa celého životního cyklu dokumentu je klíčová při řízení mnoha firemních procesů.

Výše popsané negativní důsledky tradičního zpracování dokumentů v papírové podobě vnímala v minulosti i společnost ÚJV Řež, a.s. Tato skupina špičkových technologických pracovišť, která poskytují širokou škálou služeb, zahrnujících především aplikovaný výzkum, projektové a inženýrské činnosti v oblasti energetiky, průmyslu a zdravotnictví, generuje velké množství dokumentů a souvisejících schvalovacích procesů.

Společnost se rozhodla propojit svůj stávající podnikový informační systém (ERP systém) s pokročilým nástrojem pro zpracování dokumentů, schvalování a automatizovanou tvorbu dokladů. Pro schvalovací proces byl využit produkt Nintex na platformě systému pro řízení dokumentů Microsoft SharePoint.

Pilotní myšlenkou projektu ve společnosti ÚJV Řež byl přenos všech schvalovacích procesů nákupní agendy do elektronické podoby, s možností mobilního přístupu a centrální správy v rámci celé skupiny. Zpracování dokumentů v prostředí MS SharePoint muselo být navázáno na různé stávající evidence v ERP systému. Celá tato agenda byla podpořena použitím produktu NAVISYS NavSherpa, který představuje integrační nástroj pro dokonalé propojení obou prostředí.

PAPER-LESS NEBO PAPER-LIGHT?

Vidina zcela bezpapírových virtuálních kanceláří je krásná, ovšem pro většinu společnosti zatím vzdálená. Obchodní partneři, státní úřady a další organizace mohou být na papírových dokumentech dosud stále závislí a to je příčinou nemožnosti přechodu do plně digitálního prostředí. Dokazuje to např. poslední průzkum organizace AIIM – State of Information Management 2017, podle kterého pouze 25 % sledovaných firem bylo schopno přejít na plně digitální procesy.

V našem prostředí je pro většinu firem dosažitelný tzv. paper-light režim, který se nedefinuje „množstvím odstraněného papíru“, ale mírou automatizace procesů spojených s papírovými dokumenty a následným nárůstem produktivity. Jádrem úspěchu jsou na tomto místě automatizované pracovní postupy - workflow procesy.

Zásadním požadavkem v projektu ÚJV Řež bylo řešení, které by zautomatizovalo příjem požadavků na nákup zboží, služeb či investic a komplexně pokrylo proces schvalování dokumentů a umožnilo delegaci schvalovatelů přes schvalovací matici. Zároveň bylo potřeba nastavit automatické zpracování dokumentů v logické návaznosti – požadavek à objednávka à faktura. Jednalo se tedy o pokrytí procesu typického pro jakoukoliv společnost.

JAK MŮŽE CELÝ PROCES V DMS VYPADAT?

Dopady implementace DMS řešení, jeho integrace s podnikovým informačním systémem s využitím automatizace schvalování si lze demonstrovat na konkrétních agendách v ÚJV Řež.

Nákupní požadavky

Přestože byly již po úvodní fázi projektu nákupní požadavky evidovány v elektronické podobě v ERP, jejich schvalování probíhalo výhradně v papírové podobě. Navíc podle složité matice odpovědnosti a zpravidla za účasti více schvalovatelů.

V praxi to znamenalo, že jeden fyzický formulář musel být postupně podepsán všemi schvalovateli, což mělo za následek dlouhou dobu vyřizování každého požadavku a nemožnost zjistit, v jakém stavu se požadavek nachází (případně u kterého schvalovatele).

Díky implementaci výše popsaného řešení jsou veškeré nákupní požadavky evidovány a schvalovány v prostředí SharePoint. Oprávnění vytvořit nákupní požadavek má širší skupina uživatelů v souladu s nastavením rolí. Přehledný seznam požadavků dává možnost pokročilého filtrování a zároveň respektuje přístupová práva podle role uživatele – koncový uživatel, vedoucí oddělení, ředitel a další.

K dispozici je více úrovní, od zjednodušeného (má-li vazbu na existující podepsanou smlouvu) až po komplikované víceúrovňové schvalovací řízení požadavků (s vazbou na nestandardní zakázku či projekt). Integrační modul NavSherpa na tomto místě provádí automatické založení požadavku v ERP podle předem definovaných stavů schvalování dokumentu.

Nákupní objednávky

Výchozí stav při práci s nákupními objednávkami byl v ÚJV Řež obdobný jako v případě nákupních požadavků. Negativa související s manipulací s dokumenty v papírové podobě, byly umocněny zapojením většího počtu schvalovatelů. Navíc bylo potřeba navázat objednávky na požadavky k nákupu schválené v předchozím kroku, a kontrolovat zda obsahují korektní dokumentaci a splňují finanční limity .Po implementaci jsou nákupní objednávky evidovány a schvalovány v ERP prostředí, vždy s vazbou
na příslušný nákupní požadavek (nebo více požadavků v rámci jedné objednávky). Díky této vazbě jsou přímo na objednávce v ERP dostupné přílohy požadavku, které jsou uložené na SharePoint. Přípustný finanční objem nákupní objednávky je dán schváleným finančním rámcem navázaných nákupních požadavků (se zohledněním tolerance odchylky), přičemž předmět nákupu a částku lze čerpat postupně i na více objednávkách. Na nákupním požadavku je vždy vidět vazba na zrealizované nákupní objednávky.

Schvalování přijatých faktur

Jedním z nejčastějších firemních dokumentů je bezpochyby faktura. Právě elektronické zpracování faktur a jejich správná evidence může významně snížit náklady, zrychlit proces a předcházet administrativním pochybením spojených s vícenáklady, jako je například nedodržení termínu splatnosti.

V případě ÚJV řež byly přijaté faktury pouze evidovány v ERP systému, bez jakéhokoli dalšího schvalování. Bylo potřeba navázat je na nákupní požadavek a nákupní objednávku schválené v předchozích krocích – opět za přítomnosti již existujícího schválení.

I v tomto případě znamenalo implementované řešení obrovský posun. Faktury jsou po přijetí naskenovány/vloženy/jednoduše přetaženy pomocí drag&drop do systému a tím vstupují do automaticky řízeného elektronického procesu. Nyní jsou evidovány v ERP a jejich schvalování probíhá na SharePoint. Faktura má povinnou vazbu na schválenou nákupní objednávku (a tedy i schválený nákupní požadavek). Uživatelé mají stále k dispozici dostupné dokumenty navázané na související objednávku i nákupní požadavek.

Po základním zpracování faktury v ERP nastupuje na scénu integrační modul NavSherpa, který zajistí komunikaci mezi ERP a SharePoint. Konkrétní průběh workflow schvalování se může lišit podle předem definovaných typů dokladu (faktura, dobropis, zálohová faktura, atd.). Ve chvíli kdy je na SharePoint faktura schválena, je automaticky aktualizována v ERP a lze ji zaúčtovat. Systém rovněž automaticky hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení.

A JE TOHO MNOHEM VÍC

Platforma SharePoint poskytuje mnoho dalších pokročilých funkcí. Samozřejmostí je dokonalá spolupráce uživatelů nad dokumentem v reálném čase, automatické ukládání předchozích verzí, vyhledávání dokumentů podle vlastností, vazba dokumentů k informacím v ERP a další. Systém uchovává informace, kdo a kdy konkrétní změny na dokumentu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

K dispozici je automatizované pojmenování souborů a díky modulu NavSherpa odpadá veškerá ruční práce při vyplňování vlastností dokumentu (metadat). Ty NavSherpa přenáší na dokument automaticky podle místa jeho vložení, což eliminuje chybovost způsobenou lidským faktorem na minimum. SharePoint je zároveň dostatečně flexibilní a veškeré workflow procesy je možné podrobně nastavovat podle konkrétních požadavků zákazníka.

CO Z TOHO VŠEHO PLYNE?

Odstraněním značné části opakujících se manuálních kroků z celého procesu zásadně podpoříte produktivitu zaměstnanců. Eliminací dodatečných manuálních činností (výběr cílové složky, pojmenování/přejmenování souboru, název verze, nastavení vlastností dokumentu, atd.) se dále výrazně snižuje riziko chybovosti způsobené lidským faktorem. Správným nastavením elektronického oběhu dokumentů lze nejen zefektivnit celkový chod firemních procesů, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou na základě naší zkušenosti v závislosti na velikosti firmy a rozsahu agend, které jej využívají, dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Is a paper war raging in your firm? ... We know how to change this situation!
The development of information technology is unstoppable, and more than half of firms have already taken the digital transformation route. For most companies document management and approval is one of the areas representing a bottleneck. The solution consists of the advanced DMS (Document Management Systems) that every industrial and power company can use. The company ÚJV Řež, a.s., went down this road several years ago and now operates at the highest level of effective linkage of the corporate IS with a system for advanced automation of document circulation and processing - Microsoft SharePoint.

Autor

• Ing. Tillingerová Kateřina