Jak trávit více času s rodinou aneb Kvalitní informace ovlivňují rozhodování

• Foto

Dynamiky řízení
Provozovatelé zařízení jsou dnes pod tlakem, aby zajistili svou ziskovost na trhu, který je nestálý, dezintegrovaný, s technologickými posuny a inovacemi; v dodavatelské síti se objevují noví, specializovaní hráči a nedostatek znalostí je umocňován geografickou separací týmů. V tomto prostředí se udržování a zlepšování stávajících aktiv stává výzvou, zejména s neustále se měnící a zpřísňující regulací.

Snaha o zajištění ziskovosti vede k nikdy nekončícímu úsilí o nulové prostoje, což je ovšem komplikované s rostoucí životností stárnoucí infrastruktury. Zařízení jsou opětovně používána a rekonfigurována s cílem poskytovat rychlejší odezvy a umožnit organizaci dosahovat vyššího zisku.

Konvergence těchto dynamik trhu ztěžuje organizacím udržování kritických informací o skutečném stavu. Navzdory potřebě zvýšené agility je nutno řídit rizika. Bez přesných a aktuálních pracovních procedur a technických dokumentů nemohou ředitelé, pracovníci údržby a provozu vykonávat svou práci efektivně a bez nehod.

Udržování ziskovosti proto vyžaduje aktuální a přesné informace o strojích a zařízeních. Vlastníci a provozovatelé musí nejen monitorovat výkon projektů a zařízení, ale musí rovněž zajistit, aby všechny změny byly v souladu s příslušnými právními předpisy ve všech fázích životního cyklu technologie, a aby správa informací o změnách podporovala auditovatelnost na ochranu povolení k provozování. Řízení modifikací ve více souběžných projektech, s více účastníky, s externími dodavateli je velmi složité. 

Řešením je systém, který umožní poskytovat, monitorovat a chránit informace o skutečném stavu technologie, zprostředkuje provádění jeho změnových řízení a zajistí výměnu informací mezi odděleními údržby a projekce. [1]

Evoluce ALIM
Stejně, jako se vyvíjela v čase komplexita trhu, vyvíjely se i systémy podporující řízení technických informací. Papírové archivy byly nahrazeny (nebo jsou nahrazovány) digitálními sklady, které zprostředkovávají globální přístup k informacím. Manuální procesy, jako jsou řízení projektů, schvalovací procesy a řízení výkonnosti, mohou být automatizovány, čímž dochází k šetření času a zdrojů; celý životní cyklus lze auditovat.

Systém pro správu dokumentů (Document Management System - DMS)
DMS řídí jednotlivé dokumenty a výkresy. Soubory mohou být vytvářeny, schvalovány a zpřístupněny organizaci – řídí životní cyklus dokumentů. DMS ovšem neřídí vztahy mezi dokumenty ani mezi dokumenty a zařízeními. Funkčně dostačuje pro řízení běžných dokumentů, ale neumí upokojit potřeby řízení technických informací v průběhu změnových projektů.

Systém pro správu technické dokumentace (Engineering Content Management – ECM)
Rozšiřují možnosti DMS o data používaná během inženýringu: technické dokumenty, výkresy a projektová data. ECM podporují bezpečný přístup k řízenému obsahu, vyhledávání a získání, prohlížení, redlining, porovnávání, integraci CAD produktů (řízení vazeb, X-refy, hybridy, sestavy a 3D), workflow dokumentů, řízení revizí a logování změn.

Asset Lifecycle Information Management (ALIM)
ALIM systémy se vyvinuly pro pokrytí nároků vlastníků a provozovatelů výrobních zařízení. Řídí nejen dokumenty, výkresy a data inženýrských projektů (životní cyklus dokumentů), ale rovněž životní cyklus projektů a informace o souvisejících objektech během životního cyklu zařízení.

Systémy ALIM rozšiřují ECM o vztahy mezi dokumenty a objekty (stroji, zařízeními). Jedinečné identifikátory zařízení (tagy) zprostředkují okamžitý přístup k souvisejícím dokumentům z vyhledávání, použitím hotspotů nebo prostřednictvím integrace se systémy EAM (Enterprise Asset Management). Tato integrace poskytuje zpětnou vazbu od údržby zpět do konstrukce. ALIM řešení pomáhají řídit změnové projekty – zobrazují dokumenty rozpracované v různých projektech a zabraňují neřízeným změnám na master dokumentaci. Master Data Management řídí přiřazení dokumentů do různých projektů, řídí souběžné projekty a výměnu dat s externími dodavateli. Izoluje prováděné změny od master, asbuilt, dat. Poskytuje nástroje pro dokumenty použité ve více projektech současně, takže lze monitorovat průběh projektů při současném zajištění konzistence dat a shody s předpisy.

Tímto způsobem lze chápat ALIM řešení jako nezbytný prostředek optimalizace řízení a výkonnosti aktiv a zvýšení profitability. 

Kdo ocení ALIM řešení?
Společnosti, které nesouhlasně odpoví alespoň na jednu z následujících otázek, mohou profitovat z nasazení ALIM řešení:

• Máte komplexní přehled o dokumentaci všech svých výrobních zařízení?
• Víte o všech změnách probíhajících na všech lokalitách? A ne pouze na úrovni hotových dokumentů, ale i v průběhu prací v souběžných projektech?
• Máte zavedeny unifikované procesy k zajištění konzistence a aktuálnosti dat při zachování shody s předpisy a regulacemi?

Benefity ALIM
Zlepšení procesů řídících související technickou dokumentaci vede k měřitelným obchodním benefitům. Použitím ALIM řečení můžete očekávat:

Zlepšení efektivity
Snížení času potřebného k dohledání dokumentace související s daným objektem / zařízením a zajištění přístupu k relevantním informacím pro každého pracovníka v rámci celého životního cyklu zařízení.

Snížení nákladů
Snížení nebo eliminace nouzové údržby, zajištění bezproblémového předání dat, zabránění nutnosti reprodukovat ztracené nebo nepřesné informace.

Zvýšení kvality
Postupné vylepšování dat popisujících zařízení v rámci postupného vylepšování a údržby technologie; včetně propojení kontraktorů a třetích stran.

Zlepšení souladu s předpisy
Zajištění kompletní historie pro interní a externí audity, shody s předpisy, standardy, procedurami a regulacemi.

Best Documented Plant
BDP je strategie, jak využít ALIM řešení spolu s dalšími nástroji a procesy takovým způsobem, aby každý zodpovědný manažer mohl prohlásit:

„Mám všechna zařízení 100% zdokumentována podle firemních standardů a mohu to dokázat“.

Z toho vyplývá řada souvisejících tvrzení:

• Jsme nejbezpečnější možný podnik.
• Máme nejproduktivnější pracovníky.
• Jsme plně v souladu s předpisy a regulacemi.
• Produkujeme za nejnižších možných nákladů.

Základní metodou je předcházení tzv. informačním incidentům - tedy událostem, kdy došlo kproblému způsobenému nesprávnými, chybějícími nebo nedohledatelnými informacemi. ARC Advisory Group [2] vypočítalo hodnotu chybějících nebo nepřesných informací (pro firmu produkující ročně objem 250 milionů dolarů) na 3 750 000 dolarů a to sice v těchto oblastech:

• 1,25 milionu – provozní zpoždění.
• 1,25 milionu – nižší dostupnost.
• 0,5 milionu – vyšší CAPEX na modifikace.
• 0,75 milionu – vyšší náklady na údržbu.

Dřívější metody reaktivního přístupu začínaly s otázkou: „Jakou dokumentaci máme k dispozici? Uložme ji někam.“ Metrikou úspěchu byla dohledatelnost, snížení chyb a duplikací, možnost workflow, notifikací a podobně. Nový, proaktivní přístup, odpovídá na otázky „Co potřebujeme?“ a „Jak se tam dostaneme?“ Je založen na normě ISO 15926.

Pro každý typ, kategorii nebo kus zařízení musí být dostupná specifická množina dokumentace. Přístup k ní musí být umožněn všem zúčastněným pracovníkům, zejména projektantům / konstruktérům, údržbě, provozu, pracovníkům zajištění kvality a spolehlivosti a investic. 

Best Documented Plant, jako strategie, sestává z tří elementů:

• Lidé – nejdůležitější prvek. Je potřeba aktivního zapojení řady lidí, zejména z vyšších manažerských pozic; kteří budou schopni a ochotni vynutit změnu.
• Tvrdá práce.
• Platforma:
  • Zaměřená na ALIM.
  • Důvěryhodná – vždy přesná, vždy kompletní.
  • Zaměřená na spolupráci – vnitrofiremně i s třetími stranami.
  • Viditelná – dashboardy pro vizualizaci průběhu.

Jak tedy trávit více času s rodinou?
Nasazením ALIM řešení lze získat jistotu, že informace, na které se spoléhají řady lidí v podniku, jsou správné, že popisují reálný stav technologie. Rychlá dohledatelnost informací v případě nutnosti je klíčová nejen v případě neplánované odstávky, ale i při každodenní práci pracovníků údržby. Stoprocentní integrace informací o technologii, aktuálních a přesných, přispívá k hladkému průběhu provozu i údržby, takže zodpovědní pracovníci mohou mít klidné spaní, a třeba chodit domů z práce dřív než dosud.

Použitá literatura:
[1] Offshore Technology Reports – Special Report: Next Generation Engineering Content and Asset Information Management Services
[2] ARC Advisory Group – The Case for Building an AIM Strategy
[3] www.bluecieloecm.com 

O autorovi: Autor je certifikovaným specialistou pro implementace a ECM System Solutions certifikovaným partnerem pro prodej a implementace ALIM řešení BlueCielo Meridian Enterprise v Česku a na Slovensku.

Spend more time with your family or How precise information influence decision making
Day to day decision making process requires reliable information about asset performance and state – and even more so in case of accident or unplanned downtime when accurate and complete documentation is essential to make correct decisions. Asset Lifecycle Information Management is a method of managing asset related documentation throughout entire lifecycle of technology facilitating compliance between real-life assets and documentation. Best Documented Plant is an initiative to increase accuracy and completeness rate and thus eliminate risks of wrong decisions based on inaccurate information.

Autor

• Mgr. Chovanec Lukáš